Proste skanowanie dokumentów – w biurze oraz w domu

Nie można mówić o dobrze wyposażonym zapleczu technologicznym bez uwzględnienia w wyposażeniu skanera dobrej jakości. Skanowanie dokumentów, notatek czy innych materiałów pozwala uzyskać ich cyfrową kopię. Dzięki temu można zabezpieczyć istotne informacje, ale też szybko i efektywnie udostępnić dokumenty wielu odbiorcom.
Jak zadbać o to, by jakość takich skanów była na najwyższym poziomie?

Kilka kroków do perfekcyjnej cyfrowej kopii

Wykonanie dobrego skanu wymaga nie tylko posiadania dobrego sprzętu, ale też zachowania pewnych procedur. Przygotowanie dokumentów obejmuje:
    • usunięcie wszelkiego rodzaju zszywek, spinaczy, okładek – aby pozostała jedynie kartka. Mimo, iż urządzenia nowej generacji radzą sobie z dokumentami w różnym stanie to warto też wyprostować zagięcia, rogi – aby skanowany plik prezentował się nienagannie;
    • ułożenie kartki w podajniku prosto, w odpowiedniej pozycji;
    • ustawienie optymalnego kontrastu – w zależności od tego, czy w tekście występuje zróżnicowanie druku czy też pojawiają się zdjęcia i grafiki. Należy brać pod uwagę różnego rodzaju czynniki – szczęśliwie w urządzeniach dostępnych w naszym sklepie Inprosystem takie parametry ustawiane są w sposób intuicyjny, a ilość automatycznych funkcji pozwala zachować maksymalną jakość skanu przy wysokiej wydajności pracy;
    • ustawienie rozdzielczości – dla dokumentów z drobniejszym drukiem taka rozdzielczość powinna być wyższa. Ponownie – urządzenia najnowszej generacji samodzielnie dostosowują te parametry, jednak można też wykonać taką operację ręcznie;
    • wybór formatu, w jakim plik zostanie zapisany w pamięci urządzenia lub na nośniku danych;

Niezbędny sprzęt nowej generacji

Jeżeli chodzi o zakup odpowiedniego modelu skanera – warto kierować się konkretnymi potrzebami, tym, jaka ilość dokumentów jest dopuszczana do obiegu, jakiego typu to dokumenty, jaki format plików jest preferowany. Nie bez znaczenia jest też ilość dostępnego miejsca.
    • Doskonałym wyborem w przypadku, gdy przestrzeń biurowa jest mocno ograniczona, będzie skaner bezprzewodowy Brother DS-940DW. To niewielkie, lecz w pełni profesjonalne urządzenie umożliwia skanowanie szerokiego wachlarza dokumentów w wybranych formatach (A4, paragony, wizytówki). Do skanera dopasowano specjalną mobilną aplikację, dzięki której dokumenty można nie tylko przeglądać, ale i udostępniać – także na tabletach czy smartfonach. Taki sprzęt nowej generacji sprawdzi się w każdym biurze, pozwalając tworzyć cyfrowe pliki najwyższej jakości.

    • Dla biur o większym przepływie dokumentów interesującą propozycję może stanowić skaner sieciowy Brother ADS-4700W. Podajnik na 80 arkuszy, optymalna prędkość skanowania, możliwość rozdzielania arkuszy – od bardzo cienkich po bardzo grube, a nawet pogniecione – ten model jest intuicyjny w obsłudze, a oprócz tego oferuje kilka kanałów komunikacji oraz możliwość spersonalizowanej obsługi wielu użytkowników. Obrazy są optymalizowane pod względem jakości, podobnie rozmiar plików.

    • Innym godnym uwagi rozwiązaniem, szczególnie dla firm i instytucji, w których konieczne jest wprowadzenie kompleksowych działań będzie wielofunkcyjne urządzenie Konica Minolta BizHub Bizhub C250i posiadające funkcję skanera. Urządzenie wyróżnia się efektywnością pracy, ale też niskim zużyciem energii. To idealne wyposażenie dla biura także dzięki gwarancji profesjonalnej ochrony – zarówno przed wirusami, jak i przed utratą danych, jak i przed ich udostępnianiem przez osoby niepowołane.

Podsumowując – aby uzyskać cyfrową kopię konkretnych dokumentów lub w szerszej perspektywie, stworzyć wirtualne archiwum przedsiębiorstwa warto korzystać ze skanerów lub urządzeń wielofunkcyjnych z funkcją skanera. Ich użytkowanie jest obecnie intuicyjne i opiera się w dużej mierze na zintegrowaniu z dedykowanymi aplikacjami mobilnymi. Mimo to dobrze jest przygotować dokumenty do procesu skanowania – tak, aby zmaksymalizować wydajność pracy sprzętów biurowych oraz zapewnić sobie zadowalające rezultaty.